GÖREV TANIMI
Girne Amerikan Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak;
Yüksekokulun vizyonu ve misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimin etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla, idari ve akademik işlerin organizasyonunu Yüksekokul Müdürü ve Müdür Yardımcılarına karşı sorumluluk içinde yürütür.
GÖREV VE SORUMLULUKLAR
Yüksekokul Sekreteri, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 51/b maddesi uyarınca Yüksekokul Müdürüne bağlı olarak, yüksekokulun idari hizmetlerinin düzenli ve mevzuata uygun biçimde yürütülmesinden sorumludur.
Yüksekokul Sekreterliği görev alanına giren konuların ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak düzenli, sağlıklı ve uyumlu biçimde yürütülmesini planlar, koordine eder ve denetler.
Akademik Genel Kurul, Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemlerini Yüksekokul Müdürünün talimatları doğrultusunda hazırlar, ilgililere duyurur ve bu toplantılarda raportörlük yapar.
Yüksekokulun mali yıl bütçesini hazırlar ve bütçenin etkin, ekonomik ve verimli biçimde kullanılmasını sağlar.
Kurum içi ve kurum dışı tüm yazışmaların yürütülmesini sağlar.
Yüksekokul yerleşkesinde gerekli güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlar.
Yüksekokula ait tüm binaların ısınma, aydınlatma, temizlik, bakım ve onarım hizmetlerinin düzenli yürütülmesini sağlar.
Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımlarının gerçekleştirilmesini sağlar.
Ofis düzeni ve yerleşim planlarının oluşturulmasına katkıda bulunur.
Temizlik hizmetlerinin yürütülmesini sağlar ve gerekli kontrolleri yapar.
Tasarruf ilkelerine uygun hareket ederek kaynakların verimli kullanılmasını temin eder.
Öğretim elemanlarının gereksinimi olan ders araç ve gereçlerini temin eder, bakım ve onarımlarını sağlar.
Yüksekokula ait demirbaş kayıtlarının tutulmasını, sistem üzerinden giriş-çıkış işlemlerinin yapılmasını ve araç-gereçlerin hizmete hazır halde bulundurulmasını sağlar.
Yüksekokul tarafından düzenlenen tören, etkinlik ve organizasyonları planlar ve yürütür.
Sekreterlik faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip eder ve güncel gelişmelere göre uygulamaları düzenler.
Personelin özlük hakları ve ilgili ödemelerin takibini yapar.
Sivil savunma çalışmalarına katılır ve denetimini sağlar.
Yüksekokula alınacak akademik personelin sınav işlemlerinin takibini yapar, sonuçlarını Rektörlüğe iletir ve görev süresi uzatmalarına ilişkin gerekli hatırlatmaları yapar.
Öğrenci işleri hizmetlerini koordine eder.
Personel işlemleri ile ilgili çalışmaları organize eder.
Bağlı personeli denetler, mesai ve kılık-kıyafet yönetmeliğine uygunluklarını kontrol eder.
Yüksekokul Sekreterliğine bağlı birim ve personel arasında koordinasyonu sağlar, iş birliği ve uyumu gözetir, ortaya çıkan sorunları çözümler.
Görev alanıyla ilgili konularda amirlerine düzenli bilgi verir.
Yüksekokul birimlerinin ve personelin verimli çalışmasını sağlamak üzere projeler geliştirir.
Gerektiğinde disiplin soruşturmalarını başlatır ve yürütür.
Yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasını sağlar.
Etik kurallara uyar ve iç kontrol sistemine katkıda bulunur.
Yüksekokul Müdürü ve Müdür Yardımcılarının uygun göreceği diğer görevleri yerine getirir.
YETKİLER
Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları yerine getirme yetkisine sahiptir.
Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç, gereç ve kaynakları kullanabilir.
Girne Amerikan Üniversitesi’ni temsil etme ve kurum adına imza yetkisini kullanma hakkına sahiptir.
EN YAKIN YÖNETİCİSİ
Yüksekokul Müdürü ve Yüksekokul Müdür Yardımcıları
AST İŞ UNVANLARI
Bölüm Sekreterleri, Yüksekokul Müdürlüğü Bürosu Personeli
BU GÖREVİ YÜRÜTECEK PERSONELDE ARANAN NİTELİKLER
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak,
Görevinin gerektirdiği düzeyde iş deneyimine sahip olmak,
Yöneticilik niteliklerine sahip olmak; sevk ve idare gereklerini bilmek,
Karar verme ve sorun çözme yeteneğine sahip olmak.
SORUMLULUK
Yüksekokul Sekreteri, yukarıda belirtilen tüm görevleri kanun ve yönetmeliklere uygun biçimde yerine getirirken Girne Amerikan Üniversitesi Yüksekokul Müdürüne ve Müdür Yardımcılarına karşı sorumludur.
KAYNAKLAR
2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname